లేఖా రచన — అధికారిక లేఖలు (Letter Writing — Official Letters)

16. లేఖా రచన — అధికారిక లేఖలు (Letter Writing — Official Letters)

ఏపీ పోలీస్ ఎస్‌ఐ మెయిన్స్ పరీక్షలో తెలుగు లేఖా రచన అనేది అభ్యర్థి భాషా నైపుణ్యాన్ని, పరిపాలనా భాషపై పట్టును పరీక్షించే అత్యంత కీలకమైన విభాగం. ప్రభుత్వ ఉద్యోగిగా మారబోయే ప్రతి అభ్యర్థి తన వృత్తి జీవితంలో అధికారిక లేఖలను నిత్యం రాయవలసి ఉంటుంది — ఉన్నతాధికారులకు నివేదికలు, ప్రజలకు సమాధానాలు, ఇతర శాఖలకు అభ్యర్థనలు. కాబట్టి అధికారిక లేఖ (Official Letter) రచనలో ఖచ్చితత్వం, క్రమశిక్షణ, మర్యాదాపూర్వక భాష ఎంతో అవసరం. ఈ అధ్యాయంలో అధికారిక లేఖ నిర్మాణాన్ని అంగాంగంగా విశ్లేషించి, ఐదు పూర్తి నమూనా లేఖలతో సాధన చేద్దాం.

16.1 అధికారిక లేఖ అంటే ఏమిటి?

అధికారిక లేఖ (Official / Formal Letter) అనేది ఒక వ్యక్తి తన వ్యక్తిగత హోదాలో లేదా ఉద్యోగిగా, ప్రభుత్వ కార్యాలయాలకు, అధికారులకు, సంస్థలకు రాసే లేఖ. దీనిలో వ్యక్తిగత భావోద్వేగాలకు స్థానం ఉండదు; బదులుగా స్పష్టత, సంక్షిప్తత, మర్యాద, నిర్దిష్ట సమాచారం ప్రధానంగా కనిపించాలి. అధికారిక లేఖలను స్థూలంగా మూడు రకాలుగా విభజించవచ్చు:

• ప్రభుత్వ కార్యాలయాలకు వ్యక్తులు రాసే లేఖలు — ఉదాహరణకు ఫిర్యాదు లేఖ, దరఖాస్తు లేఖ, అభ్యర్థన లేఖ.
• ఒక కార్యాలయం నుండి మరొక కార్యాలయానికి రాసే అంతర్శాఖ లేఖలు (Inter-departmental letters) — వీటిని 'డి.ఓ. లేఖలు' (Demi-Official Letters) అని కూడా అంటారు.
• ఉన్నతాధికారి నుండి కింది ఉద్యోగికి, లేదా కింది ఉద్యోగి నుండి ఉన్నతాధికారికి రాసే అధికారిక సంప్రదింపు లేఖలు.

16.2 అధికారిక లేఖ నిర్మాణం — భాగాలు

ప్రతి అధికారిక తెలుగు లేఖలో కింది భాగాలు తప్పనిసరిగా ఉండాలి. పరీక్షలో మార్కులు ఈ నిర్మాణాన్ని సరిగ్గా పాటించడంపైనే ఆధారపడి ఉంటాయి.

క్రమ సంఖ్య	భాగం పేరు	వివరణ
1	పంపినవారి చిరునామా (ప్రేషకుని చిరునామా)	లేఖ ఎడమవైపు పైభాగంలో పూర్తి పేరు, హోదా (అవసరమైతే), చిరునామా రాయాలి.
2	తేదీ	చిరునామా తర్వాత తేదీని 'తేదీ: 20.08.2026' అనే రూపంలో రాయాలి.
3	స్వీకర్త చిరునామా / హోదా	'ప్రతి,' అనే పదంతో మొదలుపెట్టి, ఎవరికి లేఖ పంపుతున్నామో ఆ అధికారి పూర్తి హోదా, కార్యాలయం, స్థలం రాయాలి.
4	సంబోధన (Salutation)	'అయ్యా,' లేదా 'గౌరవనీయులైన అధికారిగారికి,' వంటి మర్యాదపూర్వక సంబోధనతో ప్రారంభించాలి.
5	విషయం (Subject)	లేఖ దేని గురించో ఒకే వాక్యంలో స్పష్టంగా తెలియజేయాలి. ఉదా: 'విషయం: వీధి దీపాల మరమ్మతు కొరకు దరఖాస్తు.'
6	సంప్రదింపు రేఖ (Reference, ఉంటే)	గతంలో ఏదైనా ఉత్తర ప్రత్యుత్తరం జరిగి ఉంటే 'సంప్రదింపు: మీ కార్యాలయం ఉత్తర్వు సంఖ్య... తేదీ...' అని పేర్కొనాలి.
7	ప్రధాన సంబోధన వాక్యం	'పై విషయమునకు సంబంధించి మనవి చేయునది ఏమనగా...' వంటి ప్రారంభ వాక్యంతో లేఖ మొదలవుతుంది.
8	లేఖ ముఖ్యభాగం (Body)	మూడు పేరాలుగా విభజించడం ఉత్తమం: (i) సమస్య/నేపథ్యం, (ii) వివరాలు/కారణాలు, (iii) కోరిక/అభ్యర్థన.
9	ముగింపు వాక్యం	'కావున తమరు తగు చర్యలు తీసుకొనగలరని మనవి.' వంటి మర్యాదపూర్వక అభ్యర్థనతో ముగించాలి.
10	స్వీయ వ్యక్తీకరణ (Subscription)	'ఇట్లు విధేయుడు/విధేయురాలు,' అని రాయాలి.
11	సంతకం, పేరు	సంతకం క్రింద పూర్తి పేరు, చిరునామా (అవసరమైతే).
12	జతపరుపులు (Enclosures, ఉంటే)	'జతపరచినవి:' అని పేర్కొని అనుబంధ పత్రాల జాబితా ఇవ్వాలి.

16.3 అధికారిక లేఖలో పాటించవలసిన భాషా నియమాలు

• అధికారిక లేఖలో ఎల్లప్పుడూ గౌరవవాచక క్రియారూపాలు (మీరు/తమరు, చేయగలరు, తెలియజేయవలసిందిగా) వాడాలి. 'నువ్వు', 'నీవు' వంటి ఏకవచన అమర్యాద రూపాలు వాడకూడదు.
• వాక్యాలు స్పష్టంగా, సూటిగా ఉండాలి. అనవసర విశేషణాలు, భావావేశపూరిత వ్యక్తీకరణలు వదిలిపెట్టాలి.
• సాంకేతిక పదాలు (Technical/Administrative terms) — 'ఉత్తర్వు', 'నివేదిక', 'పరిశీలన', 'మంజూరు', 'అనుమతి' వంటివి — సందర్భోచితంగా వాడాలి.
• పేరా విభజన స్పష్టంగా ఉండాలి; ఒక్కో పేరాలో ఒక్కో ఆలోచనకే పరిమితం కావాలి.
• సంఖ్యలు, తేదీలు, రిఫరెన్స్ నంబర్లు ఖచ్చితంగా, తప్పులు లేకుండా రాయాలి.
• లేఖ ముగింపులో ఎప్పుడూ కృతజ్ఞత లేదా మర్యాదపూర్వక అభ్యర్థనతో ముగించాలి, ఆజ్ఞాపూర్వక ధోరణి పనికిరాదు.

16.4 నమూనా లేఖ 1 — జిల్లా కలెక్టర్‌కు ఫిర్యాదు లేఖ (వీధి దీపాల మరమ్మతు)

ఇది ఒక సాధారణ పౌరుడు తన కాలనీలోని సమస్యపై జిల్లా కలెక్టర్‌కు రాసే ఫిర్యాదు లేఖకు నమూనా.

కె. రామకృష్ణ,
ఇంటి నం. 12-45, గాంధీనగర్,
వరంగల్లు జిల్లా — 506002.

తేదీ: 20.08.2026

ప్రతి,
జిల్లా కలెక్టర్ గారికి,
వరంగల్లు జిల్లా,
వరంగల్లు.

అయ్యా,

విషయం: గాంధీనగర్ కాలనీలో వీధి దీపాల మరమ్మతు కొరకు మనవి.
సంప్రదింపు: లేదు.

పై విషయమునకు సంబంధించి మనవి చేయునది ఏమనగా, గత రెండు నెలలుగా మా గాంధీనగర్ కాలనీలోని 3వ వీధిలో ఉన్న వీధి దీపాలు పాడైపోయి చీకటిగా ఉన్నాయి. దీని కారణంగా రాత్రి వేళల్లో స్త్రీలు, వృద్ధులు, పిల్లలు రాకపోకలు సాగించడం చాలా కష్టతరంగా మారింది. అంతేకాక ఇటీవల ఈ వీధిలో రెండు దొంగతనాలు కూడా జరిగినట్లు తెలిసింది.

మేము ఈ విషయమై స్థానిక కార్పొరేషన్ కార్యాలయానికి మౌఖికంగా, లిఖితపూర్వకంగా అనేకసార్లు తెలియజేసినప్పటికీ ఇంతవరకూ ఎటువంటి చర్యలూ తీసుకోబడలేదు. దీనివల్ల కాలనీ వాసులమైన మేము తీవ్ర ఇబ్బందులు ఎదుర్కొంటున్నాము.

కావున తమరు ఈ విషయాన్ని పరిగణలోకి తీసుకొని, సంబంధిత శాఖ అధికారులను ఆదేశించి, వీలైనంత త్వరగా వీధి దీపాలను మరమ్మతు చేయించి, కాలనీ వాసుల భద్రతను కాపాడగలరని మనవి.

ఇట్లు విధేయుడు,
కె. రామకృష్ణ.

జతపరచినవి: గతంలో కార్పొరేషన్ కార్యాలయానికి ఇచ్చిన దరఖాస్తు ప్రతి.

16.5 నమూనా లేఖ 2 — విద్యాశాఖ డైరెక్టర్‌కు దరఖాస్తు లేఖ (ఉపకార వేతనం కోసం)

పి. లక్ష్మి,
బి.ఏ. ద్వితీయ సంవత్సరం,
ప్రభుత్వ డిగ్రీ కళాశాల, నల్గొండ.

తేదీ: 20.08.2026

ప్రతి,
డైరెక్టర్ గారికి,
కళాశాల విద్యా శాఖ,
హైదరాబాదు.

అయ్యా,

విషయం: ఎస్సీ ఉపకార వేతనం మంజూరు చేయుట గురించి దరఖాస్తు.
సంప్రదింపు: జి.వో.యం.ఎస్. నం. 45, తేదీ 10.06.2026.

పై సంప్రదింపు ద్వారా విడుదలైన ఉత్తర్వుల ప్రకారం, షెడ్యూల్డ్ కులాలకు చెందిన విద్యార్థులకు ఉపకార వేతనం మంజూరు చేయబడుతుందని తెలియజేయడమైనది. ఈ నేపథ్యంలో, నేను ప్రభుత్వ డిగ్రీ కళాశాల, నల్గొండలో బి.ఏ. ద్వితీయ సంవత్సరం చదువుతున్న విద్యార్థినిని. నా కుటుంబ ఆదాయం సంవత్సరానికి రూ. 60,000 మించదు.

నా విద్యాభ్యాసాన్ని కొనసాగించడానికి ఆర్థిక సహాయం అవసరం. ఇందుకు అవసరమైన కుల ధృవీకరణ పత్రం, ఆదాయ ధృవీకరణ పత్రం, గత సంవత్సరపు మార్కుల జాబితా ప్రతులను ఈ దరఖాస్తుతో జతపరుస్తున్నాను.

కావున తమరు నా దరఖాస్తును పరిశీలించి, నాకు అర్హత గల ఉపకార వేతనాన్ని మంజూరు చేయించగలరని మనవి.

ఇట్లు విధేయురాలు,
పి. లక్ష్మి.

జతపరచినవి: 1. కుల ధృవీకరణ పత్రం ప్రతి. 2. ఆదాయ ధృవీకరణ పత్రం ప్రతి. 3. మార్కుల జాబితా ప్రతి.

16.6 నమూనా లేఖ 3 — పోలీస్ కమిషనర్‌కు అనుమతి కోరుతూ లేఖ (బహిరంగ సభ నిర్వహణ)

కార్యదర్శి,
యువజన సంక్షేమ సంఘం,
ఆర్.టి.సి. కాంప్లెక్స్ ఎదురుగా, కరీంనగర్.

తేదీ: 20.08.2026

ప్రతి,
పోలీస్ కమిషనర్ గారికి,
కరీంనగర్ కమిషనరేట్,
కరీంనగర్.

అయ్యా,

విషయం: వృక్షారోపణ కార్యక్రమం నిమిత్తం బహిరంగ సభ నిర్వహించుటకు అనుమతి కోరుతూ దరఖాస్తు.

మా యువజన సంక్షేమ సంఘం ఆధ్వర్యంలో వచ్చే నెల 5వ తేదీన ఉదయం 9 గంటలకు మునిసిపల్ మైదానంలో వృక్షారోపణ కార్యక్రమాన్ని నిర్వహించాలని నిర్ణయించడమైనది. ఈ కార్యక్రమంలో సుమారు 200 మంది యువకులు పాల్గొననున్నారు. కార్యక్రమం అనంతరం స్థానిక ప్రజాప్రతినిధులతో ఒక చిన్న సభ కూడా నిర్వహించనున్నాము.

శాంతిభద్రతలకు ఎటువంటి భంగం కలగకుండా కార్యక్రమాన్ని నిర్వహించడానికి మేము పూర్తి బాధ్యత వహిస్తామని తెలియజేస్తున్నాము. ఈ కార్యక్రమానికి అవసరమైన భద్రతా ఏర్పాట్లు చేయవలసిందిగా కూడా మనవి చేసుకుంటున్నాము.

కావున తమరు మా దరఖాస్తును పరిశీలించి, తగిన అనుమతిని మంజూరు చేయగలరని, అలాగే కార్యక్రమ దినాన అవసరమైన పోలీసు బందోబస్తు కల్పించగలరని మనవి.

ఇట్లు విధేయుడు,
కార్యదర్శి,
యువజన సంక్షేమ సంఘం.

16.7 నమూనా లేఖ 4 — తహసీల్దార్ కార్యాలయం నుండి ఆర్‌డీఓ కార్యాలయానికి డి.ఓ. లేఖ (అంతర్శాఖ లేఖ)

ఇది ఒక ప్రభుత్వ కార్యాలయం నుండి మరొక కార్యాలయానికి రాసే అర్ధ-అధికారిక (Demi-Official) లేఖకు నమూనా. ఇలాంటి లేఖలు సాధారణంగా క్లుప్తంగా, నిర్దిష్ట సమాచారంతో ఉంటాయి.

తహసీల్దార్,
మండల రెవెన్యూ కార్యాలయం,
సిద్దిపేట మండలం.

సం. నం. బి2/234/2026     తేదీ: 20.08.2026

ప్రతి,
రెవెన్యూ డివిజనల్ అధికారి గారికి,
సిద్దిపేట డివిజన్,
సిద్దిపేట.

అయ్యా,

విషయం: వరద నష్టపరిహారం — క్షేత్రస్థాయి సర్వే నివేదిక సమర్పణ.
సంప్రదింపు: తమ కార్యాలయ లేఖ సం. నం. సి1/112/2026, తేదీ 05.08.2026.

పై సంప్రదింపు లేఖ ద్వారా ఆదేశించిన విధంగా, ఈ మండలంలోని వరద ప్రభావిత గ్రామాలలో క్షేత్రస్థాయి సర్వే నిర్వహించడమైనది. సర్వే ప్రకారం మొత్తం 34 కుటుంబాలు, 128 ఎకరాల పంట నష్టం జరిగినట్లు నిర్ధారించడమైనది. వివరణాత్మక నివేదికను ఈ లేఖతో జతపరుస్తున్నాను.

నష్టపోయిన రైతులకు వెంటనే తాత్కాలిక ఆర్థిక సహాయం అందించవలసిన అవసరం ఉన్నందున, ఈ నివేదికను వీలైనంత త్వరగా పరిశీలించి తగు ఉత్తర్వులు జారీ చేయగలరని మనవి.

ఇట్లు విధేయుడు,
తహసీల్దార్,
సిద్దిపేట మండలం.

జతపరచినవి: క్షేత్రస్థాయి సర్వే నివేదిక — 3 పేజీలు.

16.8 నమూనా లేఖ 5 — పోలీస్ ఉన్నతాధికారికి సెలవు మంజూరు కోసం దరఖాస్తు

ఎస్‌ఐ మెయిన్స్ అభ్యర్థులు భవిష్యత్తులో పోలీసు శాఖలో ఉద్యోగులుగా ఇలాంటి అంతర్గత దరఖాస్తులు తరచూ రాయవలసి ఉంటుంది.

నుండి,
కానిస్టేబుల్ నం. 1234,
టూ టౌన్ పోలీస్ స్టేషన్,
నెల్లూరు.

తేదీ: 20.08.2026

ప్రతి,
సర్కిల్ ఇన్‌స్పెక్టర్ గారికి,
నెల్లూరు అర్బన్ సర్కిల్,
నెల్లూరు.

అయ్యా,

విషయం: 15 రోజుల సెలవు మంజూరు చేయుట గురించి మనవి.

పై విషయమునకు సంబంధించి మనవి చేయునది ఏమనగా, నా స్వగ్రామంలో సోదరి వివాహం రాబోయే నెల 10వ తేదీన నిర్ణయించబడింది. ఈ కుటుంబ శుభకార్యంలో పాల్గొనుటకు, అలాగే అనంతర ఏర్పాట్లు చూసుకొనుటకు నాకు తేదీ 05.09.2026 నుండి 19.09.2026 వరకు 15 రోజుల సెలవు అవసరం.

నా విధులకు ఎటువంటి అంతరాయం కలగకుండా ఉండేందుకు, నా బాధ్యతలను తాత్కాలికంగా నిర్వహించడానికి కానిస్టేబుల్ నం. 1256 అంగీకరించినట్లు తెలియజేస్తున్నాను.

కావున తమరు పై తేదీలలో నాకు సెలవు మంజూరు చేయగలరని మనవి.

ఇట్లు విధేయుడు,
కానిస్టేబుల్ నం. 1234.

16.9 సాధారణంగా చేసే తప్పులు

• సంబోధనలో అమర్యాద పదాలు వాడటం — 'నీవు రావాలి' వంటివి రాయకూడదు; బదులుగా 'తమరు దయచేసి' అనాలి.
• విషయం (Subject) రేఖను రాయకుండానే నేరుగా లేఖ ముఖ్యభాగం రాయడం మొదలుపెట్టడం — ఇది మార్కుల కోతకు దారితీస్తుంది.
• తేదీ, రిఫరెన్స్ నంబర్ లేకుండా అధికారిక లేఖ రాయడం — ఇవి తప్పనిసరి భాగాలు.
• పేరాలు లేకుండా మొత్తం లేఖను ఒకే పేరాగా రాయడం — చదవడానికి కష్టంగా ఉండటమే కాక, స్పష్టత తగ్గుతుంది.
• ఇంగ్లీషు పదాలను అనవసరంగా తెలుగు లిపిలో కలిపి రాయడం — 'రిక్వెస్ట్ చేస్తున్నాను' అనే బదులు 'అభ్యర్థిస్తున్నాను' అనాలి.
• ముగింపులో సంతకం స్థానంలో హోదా, పేరు స్పష్టంగా రాయకపోవడం.

16.10 నమూనా లేఖ 6 — ఎస్‌హెచ్‌ఓకు ఫిర్యాదు లేఖ (వస్తువుల చోరీ)

పోలీసు శాఖకు సంబంధించిన ఫిర్యాదు లేఖలు ఎస్‌ఐ మెయిన్స్ అభ్యర్థులకు అత్యంత ప్రాముఖ్యత కలిగినవి. ఇది ఒక సాధారణ పౌరుడు తన ఇంట్లో జరిగిన చోరీ గురించి పోలీసు స్టేషన్ ఇన్‌ఛార్జికి రాసే ఫిర్యాదు లేఖకు నమూనా.

ఎం. వెంకటేశ్వరరావు,
ఇంటి నం. 8-56, బాలాజీనగర్,
తిరుపతి — 517501.

తేదీ: 20.08.2026

ప్రతి,
స్టేషన్ హౌస్ ఆఫీసర్ గారికి,
తిరుచానూరు పోలీస్ స్టేషన్,
తిరుపతి.

అయ్యా,

విషయం: నివాసంలో చోరీ జరిగిన సంఘటనపై ఫిర్యాదు నమోదు చేయుట గురించి మనవి.

పై విషయమునకు సంబంధించి మనవి చేయునది ఏమనగా, నిన్నటి రాత్రి అనగా తేదీ 19.08.2026న రాత్రి 10 గంటల నుండి ఈ ఉదయం 6 గంటల మధ్య కాలంలో, నేను నా కుటుంబ సభ్యులతో కలిసి బంధువుల ఇంటికి వెళ్ళిన సందర్భంగా, మా ఇంటి తలుపు తాళం విరగగొట్టి, తెలియని దుండగులు ఇంట్లోకి ప్రవేశించి బంగారు ఆభరణాలు, నగదు రూ. 50,000 చోరీ చేసినట్లు గుర్తించడమైనది.

పొరుగువారి ద్వారా తెలిసిన సమాచారం మేరకు, రాత్రి 11 గంటల ప్రాంతంలో అనుమానాస్పద వ్యక్తులు ఇద్దరు మా వీధిలో తిరుగుతూ కనిపించారని తెలియజేశారు. ఈ విషయమై తగిన దర్యాప్తు జరిపి, దోషులను పట్టుకొని, పోగొట్టుకున్న ఆస్తిని రాబట్టవలసిందిగా మనవి చేసుకుంటున్నాను.

కావున తమరు నా ఫిర్యాదును నమోదు చేసుకొని, తగిన చట్టపరమైన చర్యలు చేపట్టగలరని మనవి.

ఇట్లు విధేయుడు,
ఎం. వెంకటేశ్వరరావు.
మొబైల్ నం.: 9XXXXXXXXX.

16.11 అధికారిక లేఖలో మర్యాదపూర్వక పద ప్రయోగాలు — ఒక పట్టిక

అభ్యర్థులు కింది పదాలను వాటి సందర్భాన్ని బట్టి సరిగ్గా ఉపయోగించడం నేర్చుకోవాలి. ఇవి అధికారిక లేఖలలో పదే పదే వాడే ప్రామాణిక పదబంధాలు.

సందర్భం	ప్రామాణిక పదప్రయోగం
లేఖ ప్రారంభం	పై విషయమునకు సంబంధించి మనవి చేయునది ఏమనగా...
నేపథ్యం చెప్పడం	...అని తమకు విదితమే. / ...అని తెలియజేయడమైనది.
అభ్యర్థన చేయడం	...తగు చర్యలు తీసుకొనగలరని మనవి. / ...మంజూరు చేయించగలరని విన్నపము.
జతపరచిన పత్రాలు తెలియజేయడం	అవసరమైన ధృవీకరణ పత్రాలను జతపరుస్తున్నాను.
ముగింపు కృతజ్ఞత	ఇందుకుగాను తమకు ముందుగానే కృతజ్ఞతలు తెలియజేసుకుంటున్నాను.
అత్యవసర పరిస్థితి తెలియజేయడం	విషయం అత్యవసరమైనది గనుక, వీలైనంత త్వరగా పరిష్కరించగలరని మనవి.

16.12 అధికారిక, అర్ధ-అధికారిక లేఖల మధ్య తేడా

అధికారిక లేఖ (Official Letter) ఒక కార్యాలయం తరఫున అధికారిక హోదాలో రాయబడుతుంది, దీనిపై కార్యాలయ ముద్ర, ఫైలు సంఖ్య తప్పనిసరిగా ఉంటాయి. దీనికి భిన్నంగా అర్ధ-అధికారిక లేఖ (Demi-Official / D.O. Letter) అనేది ఇద్దరు అధికారుల మధ్య వ్యక్తిగత శైలిలో, కానీ అధికారిక విషయంపై జరిగే ఉత్తర ప్రత్యుత్తరం. డి.ఓ. లేఖలలో సంబోధన 'ప్రియమైన శ్రీ...' అని కూడా ఉండవచ్చు, ముగింపు 'మీ విధేయుడు' అని ఉంటుంది, కానీ లేఖ లోపలి భాష ఇప్పటికీ అధికారికంగానే ఉండాలి. ఎస్‌ఐ మెయిన్స్ పరీక్షలో ఈ రెండు రకాల లేఖల మధ్య తేడాను గుర్తించే ప్రశ్నలు కూడా అడగబడే అవకాశం ఉంది గనుక, పైన ఇచ్చిన నమూనా లేఖ 4 (డి.ఓ. లేఖ)ను జాగ్రత్తగా అధ్యయనం చేయాలి.

16.13 అధికారిక లేఖలలో సంఖ్యలు, తేదీలు రాసే పద్ధతి

ప్రభుత్వ కార్యాలయాల మధ్య జరిగే ఉత్తర ప్రత్యుత్తరాలలో ఫైలు సంఖ్య (File Number), ఉత్తర్వు సంఖ్య (G.O. Number), తేదీలను ఖచ్చితంగా, ప్రామాణిక రూపంలో రాయాలి. ఉదాహరణకు 'జి.ఓ.యం.ఎస్. నం. 45, రెవెన్యూ శాఖ, తేదీ 10.06.2026' అనే రూపంలో రాయాలి — ఇక్కడ జి.ఓ. అంటే గవర్నమెంట్ ఆర్డర్, యం.ఎస్. అంటే మెమో సీరీస్. ఫైలు సంఖ్యలను తప్పుగా రాస్తే లేఖ విశ్వసనీయత దెబ్బతింటుంది. తేదీలను ఎల్లప్పుడూ 'తేదీ.నెల.సంవత్సరం' రూపంలో (ఉదా: 20.08.2026) రాయడం ప్రామాణిక పద్ధతి. మొత్తం సంఖ్యలను తెలుగు అంకెలలో కాకుండా ఆంగ్ల అంకెలలోనే (1,2,3...) రాయడం ప్రస్తుత అధికారిక ఆచరణ.

16.14 సాధారణంగా చేసే తప్పులు

• సంబోధనలో అమర్యాద పదాలు వాడటం — 'నీవు రావాలి' వంటివి రాయకూడదు; బదులుగా 'తమరు దయచేసి' అనాలి.
• విషయం (Subject) రేఖను రాయకుండానే నేరుగా లేఖ ముఖ్యభాగం రాయడం మొదలుపెట్టడం — ఇది మార్కుల కోతకు దారితీస్తుంది.
• తేదీ, రిఫరెన్స్ నంబర్ లేకుండా అధికారిక లేఖ రాయడం — ఇవి తప్పనిసరి భాగాలు.
• పేరాలు లేకుండా మొత్తం లేఖను ఒకే పేరాగా రాయడం — చదవడానికి కష్టంగా ఉండటమే కాక, స్పష్టత తగ్గుతుంది.
• ఇంగ్లీషు పదాలను అనవసరంగా తెలుగు లిపిలో కలిపి రాయడం — 'రిక్వెస్ట్ చేస్తున్నాను' అనే బదులు 'అభ్యర్థిస్తున్నాను' అనాలి.
• ముగింపులో సంతకం స్థానంలో హోదా, పేరు స్పష్టంగా రాయకపోవడం.
• ఒకే లేఖలో రెండు మూడు వేర్వేరు విషయాలను కలిపి రాయడం — ప్రతి లేఖ ఒకే విషయానికి పరిమితం కావాలి.
• అభ్యర్థన వాక్యాన్ని ఆజ్ఞాపూర్వక ధోరణిలో రాయడం — 'వెంటనే చేయండి' అనే బదులు 'వీలైనంత త్వరగా చేయగలరని మనవి' అనాలి.

16.15 అభ్యాసం కోసం సూచనలు

పరీక్షలో అధికారిక లేఖ రాసే ప్రశ్న వచ్చినప్పుడు, ముందుగా ప్రశ్నలో ఇచ్చిన సందర్భాన్ని (context) క్షుణ్ణంగా అర్థం చేసుకోవాలి — ఎవరికి, దేని గురించి, ఏ ఉద్దేశంతో లేఖ రాయాలో గుర్తించాలి. తర్వాత పైన చెప్పిన 12 భాగాలను క్రమంగా పాటిస్తూ, స్పష్టమైన మూడు పేరాల నిర్మాణంతో లేఖను రాయాలి. అభ్యర్థులు కింది అంశాలపై అదనంగా సాధన చేయాలి: రోడ్డు మరమ్మతు కోసం మున్సిపల్ కమిషనర్‌కు లేఖ, తాగునీటి సమస్యపై ఎంపీడీవోకు లేఖ, పింఛను మంజూరు కోసం సంక్షేమ శాఖకు దరఖాస్తు, బదిలీ కోసం ఉన్నతాధికారికి దరఖాస్తు, పోలీస్ శాఖలో ఫిర్యాదు నమోదు కోసం ఎస్‌హెచ్‌ఓకు లేఖ, విద్యుత్ సరఫరా అంతరాయంపై విద్యుత్ శాఖకు ఫిర్యాదు, ఆసుపత్రిలో సదుపాయాల కొరత గురించి జిల్లా వైద్యాధికారికి లేఖ. ప్రతి సాధనలోనూ నిర్మాణం, భాష, మర్యాద — ఈ మూడింటినీ సమతూకంగా పాటించడమే విజయ రహస్యం. లేఖ రాసిన తర్వాత, పైన ఇచ్చిన 12 భాగాల చెక్‌లిస్ట్‌తో సరిపోల్చుకొని ఏదైనా భాగం మిస్సయిందేమో సరిచూసుకోవడం అలవాటు చేసుకోవాలి.

16.16 పోలిక — బలహీనమైన లేఖ vs బలమైన లేఖ

క్రింద ఇచ్చిన ఉదాహరణ ద్వారా, ఒకే విషయంపై రాసిన బలహీనమైన (లోపభూయిష్ఠమైన) లేఖను, సరైన ప్రామాణిక లేఖను పోల్చి చూద్దాం. ఇది పరీక్షలో సాధారణంగా చేసే తప్పులను గుర్తించడానికి ఉపయోగపడుతుంది. అంశం: కాలనీలో మురుగునీటి పారుదల సమస్యపై మున్సిపల్ కమిషనర్‌కు ఫిర్యాదు.

బలహీనమైన లేఖ (తప్పులతో కూడినది):
"సర్, మా కాలనీలో డ్రైనేజీ సమస్య చాలా ఉంది. మీరు వెంటనే రిపేర్ చేయించండి. లేకపోతే మేము కంప్లైంట్ చేస్తాము. త్వరగా చేయండి."

పై లేఖలో గమనించవలసిన లోపాలు: (1) చిరునామా, తేదీ, విషయం రేఖ లేవు. (2) 'సర్' అనే ఆంగ్ల పదాన్ని సంబోధనగా వాడటం సరికాదు — 'అయ్యా' అనాలి. (3) 'డ్రైనేజీ', 'రిపేర్', 'కంప్లైంట్' వంటి ఆంగ్ల పదాలను అనవసరంగా వాడటం. (4) 'వెంటనే రిపేర్ చేయించండి' అనే ఆజ్ఞాపూర్వక ధోరణి అధికారిక లేఖకు తగదు. (5) బెదిరింపు ధోరణిలో 'లేకపోతే కంప్లైంట్ చేస్తాము' అనడం అమర్యాదకరం. (6) సమస్య వివరాలు, స్థానం, తీవ్రత ఏమీ పేర్కొనలేదు. (7) ముగింపు, సంతకం లేవు.

సరైన ప్రామాణిక లేఖ:
చిరునామా, తేదీ, ప్రతి, సంబోధన, విషయం రేఖ అన్నీ సక్రమంగా రాసిన తర్వాత: "పై విషయమునకు సంబంధించి మనవి చేయునది ఏమనగా, మా కాలనీలోని 2వ వీధిలో గత పది రోజులుగా మురుగునీరు రోడ్డుపై నిలిచిపోయి, దుర్వాసన వెదజల్లుతూ, దోమల ఉధృతికి కారణమవుతోంది. దీనివల్ల కాలనీవాసులకు అంటువ్యాధుల భయం ఏర్పడింది. కావున తమరు ఈ విషయాన్ని పరిగణలోకి తీసుకొని, సంబంధిత సిబ్బందిని పంపి మురుగునీటి పారుదలను వీలైనంత త్వరగా బాగుచేయించగలరని మనవి." — ఈ విధంగా వాస్తవ వివరాలు, మర్యాదపూర్వక భాష, స్పష్టమైన అభ్యర్థనతో లేఖ రాయాలి.

16.17 అధికారిక లేఖలో వాడే క్రియారూపాల జాబితా (సాధు రూపాలు)

తెలుగు అధికారిక భాషలో క్రియారూపాల ఎంపిక అత్యంత కీలకం. మాట్లాడే భాషలో వాడే గ్రామ్య రూపాలకు, రాతపూర్వక అధికారిక భాషలో వాడే గ్రాంథిక/ప్రామాణిక రూపాలకు మధ్య స్పష్టమైన తేడా ఉంటుంది. కింది పట్టిక ఈ తేడాను వివరిస్తుంది.

వాడుక భాష (మాట్లాడేటప్పుడు)	అధికారిక రాత భాష
నేను చెప్తున్నా	నేను తెలియజేయుచున్నాను
మీరు చేయండి	తమరు చేయగలరని మనవి
నాకు కావాలి	నాకు అవసరమైయున్నది
నేను అడుగుతున్నా	నేను అభ్యర్థించుచున్నాను
ఇది జరిగింది	ఇది జరిగినట్లు తెలియజేయడమైనది
నేను చూశాను	నేను గమనించడమైనది
పంపండి	పంపించగలరని మనవి

ఈ ప్రామాణిక రూపాలు లేఖలో ఎక్కడ, ఎలా వాడాలో పైన ఇచ్చిన ఆరు నమూనా లేఖలలో స్పష్టంగా కనిపిస్తుంది. వీటిని పదేపదే చదివి, సొంతంగా లేఖలు రాస్తూ సాధన చేయడం ద్వారానే ఈ ప్రామాణిక శైలి అలవాటుగా మారుతుంది.

16.18 పరీక్షలో మార్కుల కేటాయింపు — ఒక అవగాహన

ఏపీ పోలీస్ ఎస్‌ఐ మెయిన్స్ పరీక్షలో లేఖా రచనకు సాధారణంగా నిర్మాణం (Format), భాషా శుద్ధత (Language Accuracy), విషయ వివరణ (Content), ముగింపు (Conclusion) అనే నాలుగు అంశాలపై మార్కులు కేటాయించబడతాయి. నిర్మాణం కోసం చిరునామా, తేదీ, సంబోధన, విషయం రేఖ సరిగ్గా ఉన్నాయా అని పరిశీలిస్తారు. భాషా శుద్ధత కోసం వ్యాకరణ దోషాలు, పద ప్రయోగాలు, గౌరవవాచక క్రియారూపాలు సరిగ్గా వాడారా అని చూస్తారు. విషయ వివరణలో ఇచ్చిన సందర్భానికి తగినట్లుగా, తర్కబద్ధంగా, పూర్తి వివరాలతో లేఖ రాశారా అని అంచనా వేస్తారు. ముగింపులో మర్యాదపూర్వక అభ్యర్థన, సరైన సంతకం ఉన్నాయా అని పరిశీలిస్తారు. కాబట్టి అభ్యర్థులు ఈ నాలుగు అంశాలనూ సమతూకంగా పాటిస్తూ సాధన చేయాలి — ఏ ఒక్క అంశంలో లోపం ఉన్నా మార్కులు తగ్గే అవకాశం ఉంది.

16.19 సారాంశం

అధికారిక లేఖ రచన అనేది కేవలం ఒక పరీక్షా నైపుణ్యం మాత్రమే కాదు — ఇది భవిష్యత్తులో ప్రభుత్వ ఉద్యోగిగా, ప్రత్యేకించి పోలీసు అధికారిగా బాధ్యతలు నిర్వహించేటప్పుడు నిత్యజీవితంలో ఉపయోగపడే ఆచరణాత్మక నైపుణ్యం. నివేదికలు రాయడం, ఉన్నతాధికారులకు సమాచారం అందించడం, ప్రజల ఫిర్యాదులకు స్పందించడం — ఇవన్నీ ఇదే నిర్మాణ సూత్రాలపై ఆధారపడి ఉంటాయి. చిరునామా, తేదీ, ప్రతి, సంబోధన, విషయం రేఖ, ప్రధాన భాగం (మూడు పేరాలు), ముగింపు, సంతకం — ఈ ఎనిమిది మూలస్తంభాలను ఎప్పుడూ మరవకుండా, మర్యాదపూర్వక ప్రామాణిక తెలుగు భాషలో లేఖలు రాసే అభ్యాసం చేయడమే ఈ అధ్యాయ ముఖ్యోద్దేశం. తదుపరి అధ్యాయంలో వ్యక్తిగత మరియు వ్యాపార లేఖల నిర్మాణాన్ని, వాటి ప్రత్యేక లక్షణాలను నేర్చుకుందాం.

16.20 అదనపు అభ్యాస అంశాలు

అభ్యర్థులు ఇంటివద్ద అదనంగా ఈ కింది అంశాలపై లేఖలు రాసి సాధన చేయాలి: గ్రామ పంచాయతీ కార్యదర్శికి పారిశుద్ధ్య సమస్యపై ఫిర్యాదు, రవాణా శాఖ కమిషనర్‌కు బస్సు సర్వీసు పెంచమని విన్నపం, పోలీసు ఉన్నతాధికారికి పోగొట్టుకున్న ధృవీకరణ పత్రాల గురించి ఎఫ్‌ఐఆర్ కాపీ కోసం దరఖాస్తు, జిల్లా విద్యాధికారికి పాఠశాలలో మౌలిక సదుపాయాల కొరతపై నివేదిక, రెవెన్యూ అధికారికి భూమి రికార్డుల సవరణ కోసం దరఖాస్తు. ప్రతి లేఖనూ ముందుగా చేతితో రాసి, తర్వాత పైన ఇచ్చిన నమూనాలతో పోల్చుకుంటూ స్వీయ మూల్యాంకనం చేసుకోవడం అత్యుత్తమ అభ్యాస పద్ధతి.